Outlook kennt jeder, und jeder weiß, daß man mit Outlook Emails lesen und schreiben kann (und viele andere Sachen).

Nun ist das erstmal nicht weiter spannend und in den vergangenen fast 20 Jahren war Outlook auch kaum einen Blogbeitrag wert. Man installierte es, richtete Emailkonten via POP3, IMAP oder als Exchange-Client ein und freute sich seines Lebens.

Für Schreckensmomente sorgten Outlookversionen bis 2003, wen deren primäre Speicherdatei, die PST (personal storage) ihre maximale Größe von 2BG stieß. Dann ging nämlich erstmal nichts mehr. Es gingen keine Mails mehr rein und raus, man konnte mit viel Glück und eingem Aufwand aber durchaus alle Daten retten und Outlook mit einer neuen PST-Datei wieder zum Leben erwecken.

Das war auch eigentlich schon eines der größten Ärgernisse mit diesem Stück Software, bis zur Veröffentlichung der aktuellen Version Outlook 2013 – von gewöhnungsbedürftigen Änderungen der Benutzeroberfläche oder eingeschränkter gestalterischer Freiheit bei Briefpapieren ( ;-) ) mal abgesehen.

Mit Outlook 2013 änderte Microsoft die Handhabung des IMAP Protokolls. Für alle die damit nichts anfangen können, IMAP (Internet Message Access Protocol) ist erstmal nicht anders als ein Protokoll zum Empfang von Emails. Anders als das verbreitete POP (Post Office Protocol) können Nutzer mit IMAP Konten Ihre Emails auf dem Server lassen. Ferner bietet IMAP die Möglichkeit auch die (normalerweise nur lokal vorhandenen) Ordner für Entwürfe, Spam, versendete und gelöschte Emails mit dem Mailserver zu synchronisieren. Damit hat man prinzipiell mit verschiedenen Endgeräten die Möglichkeit auf ein jederzeit synchrones Emailpostfach zuzugreifen.

Nun hat man sich für Outlook 2013 dafür entschlossen die Verwaltung der Mailordner zu automatisieren. Tolle Idee, doof nur, wenn man keine Emails mehr empfängt. Denn neuerdings nutzt Outlook ein Feature namens “XLIST”, das bedeutet, daß bei jeder Verbindung erstmeinmal auf dem Server anfgefragt wird, welche Ordner vorhanden sind und ob diese besondere Funktionen haben. Unterstützt ein Server diese Funktion vollständig, dürfte es wenig Probleme geben.

Dummerweise ist diese XLIST Kompatibiltät nicht weit verbreitet – glücklicherweise bietet Outlook hierfür ja eine Alternative, falls XLIST nicht unterstützt wird. In diesem Fall liest Outlook die Namen der vorhandenen Ordner aus und “entscheidet” dann welcher Order für welche Mails gedacht ist. Gute Idee, bescheiden umgesetzt, es funktioniert nämlich nicht (sauber). So gerät Outlook 2013 aus dem Takt, sobald es mehrere Ordner mit ähnlicher Bezeichnung gibt, z.B. “gesendete Objekte” und “gesendet”, “Mülleimer” und “Papierkorb”, etc. Organsiert ein Anbieter seinen Mailordner nicht “standardmäßig”, packt also sämtliche Ordner als Unterordner in den Posteingang, muss man erstmal den Stammorderpfad setzen.

Nun lässt sich dieses Problem erstmal entschärfen, indem man serverseitig (z.B. via Webmail oder alternativem Emailclient) aufräumt und sämtliche Doppelungen entfernt. Wenn man nichts übersehen hat, sollte es eigentlich beim nächsten Start wieder wie gewohnt funkionieren. Outlook ruft dann neue Mails ab – Super, ABER… löscht man nun eine Email und Outlook erkennt den Ordner für gelöschte Mails nicht ordentlich (Junk, Trash, Müll,—-), legt Outlook einen neuen Ordner an und verschiebt die Mail. Gut und schön, dumm ist hieran nur, daß dieser Ordner wieder zum Server gesendet wird. Damit beginnt das Spiel wieder von vorne.

Zugegeben, mich persönlich trifft das jetzt weniger, da ich eine Windowsinstallation nur und äußerst selten zum Spielen nutze. Aber im Bekanntenkreis trat das Problem schon auf. Hier half es im Extremfall dann nur noch das Konto von IMAP auf POP3 oder direkt auf ein (kostenpflichtiges) Exchangekonto umzustellen.

Eine Patentlösung für das Problem gibt es nicht, wenn man nicht bereit ist mit einer älteren Outlookversion (bis 2010 funkioniert IMAP bestens) zu arbeiten oder den Client zu wechseln. Fraglich ist, warum Microsoft hier keine Abhilfe schafft. Entweder es gibt nicht genug Beschwerden, oder man nutzt dieses Problem bewusst um Nutzer zum eigenen Maildienst oder direkt zu Office 365 zu lotsen.